Fiez-vous à votre intuition pour faire les bons choix. Renforcez votre estime de soi en vous inspirant de ceux qui font preuve d’assurance et de confiance en eux.
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Evaluez la place relative qu’occupe chacun des domaines de votre vie et identifiez des actions concrètes pour arriver à une répartition plus harmonieuse. Une vidéo pour trouver l’harmonie dans vos domaines de vie.
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Ceux qui me connaissent savent que je suis très porté sur la musique. Ceux qui me connaissent moins auront pu le deviner s’ils ont eu l’occasion de voir l’iconographie que j’utilise dans mes articles et sur mon site.
Au fil des années de pratique dans différents groupes de Jazz, j’ai développé une certaine expérience du travail d’orchestre et de la façon de parvenir à de bons résultats en jouant en groupe. Les parallèles entre le fonctionnement d’un groupe de musique et celui d’une équipe en entreprise sont nombreux. Je vais tacher, dans cet article, de partager certaines de mes convictions sur le sujet pour apporter un éclairage sur la façon dont le travail d’orchestre peut inspirer les équipes professionnelles.
En préambule, je dois préciser que j’évolue depuis longtemps dans des orchestres de Jazz. Le Jazz est une musique libre par excellence. Dans le Jazz, les musiciens se basent le plus souvent sur un thème (c’est à dire une base écrite) dont la mélodie est en général jouée tel qu’écrite au début et à la fin du morceau. Entre ces deux moments que l’on pourrait qualifier de « figures imposées », les musiciens improvisent chacun à leur tour alors que la rythmique (batterie, basse, guitare et/ou piano le plus souvent) continue à jouer le morceau (sans jouer la mélodie) pour soutenir le soliste. On qualifie souvent le Jazz de « musique libre » car une grande latitude est laissée aux musiciens pour co-construire le morceau au fur et à mesure qu’il se déroule.
En cela, le travail d’un orchestre de Jazz me semble avoir de fortes similitudes avec le travail d’équipe en entreprise. Dans les deux cas, il s’agit de savoir travailler ensemble dans un esprit positif en privilégiant l’écoute/l’observation de ce que l’on fait et de ce que donne l’ensemble en prenant soin de la fluidité et de l’équilibre au sein du groupe. Ce faisant, l’idée est d’accueillir les singularités et les talents particuliers des uns ou des autres, les entendre, les reconnaître et savoir s’appuyer dessus pour être meilleurs collectivement.
En ce qui me concerne, il est d’ailleurs notable que, si je suis porté sur une forme très libre de musique en tant que musicien, je suis également enclin à penser que l’autonomie combinée une forme de liberté dans l’organisation du travail permettent aux membres d’une équipe professionnelle de s’accomplir et de s’exprimer en étant plus authentiques c’est à dire en mettant plus de ce qu’il sont profondément dans leur travail. L’organisation vient de l’équipe, c’est elle qui, sur la base d’une vision commune et d’un ensemble de règles/valeurs fondamentales, met en place et maintient dans le temps ses propres règles de fonctionnement.
Je pense qu’un groupe musical qui fonctionne bien a certes besoin d’un leader inspirant mais certainement pas d’un despote tyrannique qui régit tout et ne laisse aucune place aux autres musiciens. Miles Davis avait certes un caractère difficile et il ne devait pas être toujours facile de jouer avec lui mais il avait le grand mérite de laisser beaucoup de place et de liberté d’expression à ses musiciens. Et il convient de rappeler que Miles a joué avec tous les grands maîtres de son temps et a fait éclore plus d’un talent. Miles quittait la scène pour laisser les autres solistes s’exprimer, il tournait le dos au public, il ne jouait pas systématiquement les thèmes, ses solos n’étaient pas plus long que ceux des autres musiciens… Pour poursuivre le parallèle avec l’entreprise, je pense que le leader d’une équipe se doit surtout de donner l’élan, la vision et accorder sa confiance. C’est le point de départ de l’expression fructueuse des membres de l’équipe pour qu’ils soient en mesure d’être créatif et productif.
Comme le décrit Frédéric Laloux dans son remarquable ouvrage « reinventing organizations » (paru en français sous ce même titre – un must read absolu), cet intérêt pour la liberté et l’autonomie est certainement une question de maturité. Ainsi, la forme la plus complexe et la plus aboutie d’organisation (ce que Laloux appelle evolutionary-teal et qui se retrouve en germe chez de nombreuses entreprises libérées) semble aujourd’hui émerger comme un modèle possible pour le plus grand nombre.
La liberté vient bien souvent parce qu’on accorde de la confiance mais également parce que l’on sait porter son attention sur ce qui est bien fait, ce qui fonctionne, ce qui nous apporte une satisfaction. Savoir reconnaître ce qui est bien c’est encourager à poursuivre ses initiatives dans un sens positif. Faire confiance et regarder ce qui marche est le meilleur moyen de se mettre dans un état d’esprit de progression et de réussite. Une fois que le groupe sait reconnaître ce qui va bien et lorsqu’il a pris l’habitude de célébrer les victoires, chacun peut alors se permettre de porter des propositions d’améliorations qui bénéficieront à tout le groupe. S’occuper des problèmes et prêter attention à ce qui ne va pas nous enferme dans le passé et nous place dans une dynamique d’échec. La liberté est rendue possible en grande partie parce que l’on se place dans une dynamique résolument positive.
Cette dynamique positive permet à chacun de prendre confiance dans sa capacité à produire efficacement pour le groupe parce que sa contribution y est accueillie, valorisée et reconnue. La confiance amène à son tour la capacité à oser, entreprendre, improviser… C’est la créativité qui est libérée. Pour peu qu’un minimum d’autonomie soit laissé aux membres du groupe, ils se révèleront capable de sortir du cadre et d’inventer de nouvelles façons de faire.
Un groupe de Jazz inspiré et une entreprise qui confère de l’autonomie à ses salariés ont en commun d’être des vecteurs de plaisir et de performance : on y laisse de la place à l’individu et en même temps il y a un cadre et un sens suffisamment bien défini pour que chacun puisse s’y exprimer dans une constante recherche de l’harmonie du groupe et de la vision commune.
Les américains aiment bien les formules chocs et commerciales. Le fameux livre de Stephen Covey : « Seven habits of the highly successful people » (hardiment traduit en français par « les 7 habitudes de ceux qui réussissent tout ce qu’ils entreprennent ») est une lecture qui, malgré son titre quelque peu grandiloquent, a été décisive pour mon développement personnel et dans ma volonté de devenir coach.
Je suis ému aujourd’hui de me surprendre à en conseiller la lecture à ma fille de 20 ans qui se pose beaucoup de questions sur la mobilisation efficace de ses ressources internes et la fluidité de ses relations avec les autres.
Ce billet vous propose un rapide tour d’horizon des bonnes idées exposées dans ce livre essentiel pour qui souhaite développer ses capacités à faire aboutir ses projets et synergiser avec les autres. J’en profite pour mettre ces techniques et conseils en perspective avec mon activité de coach de l’harmonie au travail dont elle est nourrie.
Il s’agit de la capacité de l’être humain à contrôler son environnement plutôt qu’à laisser celui-ci nous contrôler.
Selon Covey, les personnes réactives sont celles qui se résignent au fait qu’elles ne peuvent pas contrôler leur environnement. Elles se contentent de blâmer les circonstances, le manque de chance et les autres. La conséquence de cette résignation est que ces personnes ne font plus le moindre effort et stagnent bien souvent.
A l’opposé, les personnes proactives n’acceptent pas d’abandonner tout contrôle sur leur environnement. Selon elles, les événements de notre vie sont dus à des décisions et à des choix que nous prenons, nous avons donc le pouvoir de les influencer.
Covey explique également que la conscience humaine nous confère la liberté de choisir notre réponse aux stimuli provenant de notre environnement. Nous n’avons pas toujours le contrôle sur les événements intervenant dans notre vie mais nous avons toujours la possibilité de choisir notre réponse.
D’autre part, il distingue le cercle d’influence et celui des préoccupations. Le cercle d’influence correspond à tous les événements sur lesquels nous pouvons agir tandis que celui des préoccupations correspond à ceux sur lesquels nous n’avons aucun contrôle. Il s’agit donc d’être proactif en se concentrant sur les moyens d’agir sur ce qui est dans notre cercle d’influence et en arrêtant de se focaliser sur ce que l’on ne peut contrôler. En agissant ainsi, on peut progressivement étendre notre cercle d’influence et diminuer ainsi nos préoccupations.
C’est avoir une vision de ce que l’on souhaite atteindre et réaliser durant notre vie et en déduire les directions à donner à celle-ci.
Tant que l’on n’a pas défini quel est notre objectif dans la vie, il est difficile d’orienter celle-ci de manière à en retirer le maximum de satisfactions. Cela explique notamment pourquoi certaines personnes éprouvent un sentiment de vide, de frustration et d’insatisfaction malgré leur succès et leur carrière à priori exemplaire.
Pour cela, il est utile de comprendre quels sont nos centres d’équilibre et ce qui nous est important personnellement : relations, argent, carrière, famille, aventure, santé …
Covey nous conseille de nous doter d’une vision de ce que l’on souhaite que notre vie nous permette d’atteindre, de ce que l’on souhaite laisser derrière nous. Une fois que l’on sait ce qu’est notre rêve, on peut en déduire notre « mission personnelle ». Celle-ci constituera notre « étoile polaire » et la consulter nous permettra d’établir des objectifs nous permettant de nous en rapprocher. On pourra alors améliorer notre efficacité au quotidien en nous concentrant sur les activités qui aident à entretenir ce but.
J’ai décliné cette notion de mission dans mes activités autour de l’autonomie des équipes. J’aide aujourd’hui les équipes à définir une vision inspirante pour qu’elles soient en mesure de conférer un plus fort niveau d’autonomie à ses membres qui sont alors guidés dans leur choix et leurs actions par cette vision.
J’adore cette habitude, elle provoque souvent des prises de conscience salutaires.
Comment être efficace chaque jour ? Il s’agit de mettre en place et d’exécuter les activités permettant d’atteindre les objectifs définis pour servir la mission personnelle. L’idée majeur est qu’il faut consacrer le maximum de temps au Cadran II du schéma qui suit.
Une erreur commise par beaucoup d’entre nous consiste à se focaliser sur ce qui est important et urgent au point de passer le plus clair de son temps à répondre au téléphone, traiter ses mails (plus d’une demi-journée pas semaine en moyenne pour un cadre français), résoudre des crises ou produire, sous la pression, des livrables d’une qualité insatisfaisante ce qui tend à générer de nouvelles urgences. C’est l’art de savoir déléguer en conférant de l’autonomie dans la conception et la réalisation de la tâche que l’on délègue.
Il s’avère donc nettement plus rentable sur le long terme de consacrer le plus de temps possible aux activités importantes et non-urgentes du Cadran II : les projets à long terme, la construction, l’anticipation, l’innovation, le développement. Encore faut-il s’en laisser le temps en délaissant volontairement problèmes et urgences qui non seulement peuvent être efficacement déléguées ou rationalisées mais qui, bien souvent, se règlent d’eux-mêmes si l’on a pris soin (et le temps) de se tourner vers les solutions à long terme. Travailler sur le Cadran II c’est, comme l’écrit Covey, entretenir la poule aux œufs d’or de la construction de demain au service de sa mission personnelle et des objectifs qui en découlent.
Quelque peu matérialiste sur ce coup là, Covey introduit la notion de compte en banque émotionnel pour introduire les habitudes relatives à la relation aux autres. Chaque relation interpersonnelle peut être vue comme un compte en banque émotionnel. Pour pouvoir faire des retraits, il faut avoir fait une quantité significative de dépôts. Ainsi, il donne 6 manières de renforcer une relation :
Il s’agit de faire en sorte que tout le monde sorte gagnant de la relation ou d’une négociation. Ceci est tout à fait en ligne avec les enseignements essentiels de l’un des ouvrages de références sur la négociation « Comment réussir une négociation » de Roger Fisher, William Ury, Bruce Patton. Je ne saurais que trop vous en recommander la lecture.
L’écoute empathique est la base d’une communication bidirectionnelle satisfaisante.
Chercher à diagnostiquer avant de préconiser une solution.
Eviter de répondre pas de manière autobiographique ( « Moi A ton âge.. », « Si j’étais à ta place… ») et essayez vraiment de comprendre la position particulière de l’autre personne.
1+1 = 3 (voire plus !)
Lorsque la synergie est à l’œuvre dans une organisation humaine, les résultats sont démultipliés par rapport à la somme des contributions de chacun.
Apprendre à accepter les idées différentes des nôtres est une des principales clefs pour s’enrichir, enrichir la relation et synergiser.
Les habitudes 4-6, combinées aux principes de la Communication Non Violente : exprimer ce que l’on ressent, commencer ses phrases par « je », respecter la carte de monde de l’autre (Marshall B. Rosenberg) sont à la base des formations que j’ai mises au point et que je dispense en entreprise sous l’appellation « communication synergique ».
L’image de la scie qu’on affute
Imaginez que vous arriviez dans une forêt et quelqu’un est en train de scier un arbre :
Affuter notre scie, c’est prendre soin de ce qui nous permet d’avancer, de progresser, d’affiner notre mission. N’arrêtons jamais d’apprendre, travaillons sur les 4 dimensions :
De la prise en compte de votre environnement jusqu’au au sens que vous donnez à la vie, comment ne pas faire le parallèle avec les Niveaux Logiques de Dilts qui peuvent, à mon sens, constituer une autre grille de lecture des enseignements du livre de Stephen Covey.
Exprimer le pourquoi
Le partager, l'enrichir
En faire un guide pour chacun
Une source d’inspiration
Une identité, un totem
Ce pourquoi est un rêve
Plus qu’un rêve, c’est un phare
Une route que chacun construit : un mieux
Il autorise toutes les alliances
Chaque bonne volonté est bienvenue pour y contribuer
Bien des limites sont abolies
Jadis séparés par des frontières
Clients et fournisseurs ont des rêves en symbiose
Autrefois contraints et contrôlés
Les travailleurs sont tout à la fois inspirés et libres
"Fait ce que voudra" disait le poète
Si la mission t'inspire
Tes actions et tes décisions sont les bonnes
Sois toi-même, ne dissimule rien
Nous t’accueillons comme tu es
Notre pourquoi est notre force
Il nous tire, nous pousse et nous entraine
Vers le progrès, pour l’entreprise et pour un ensemble plus vaste
Tellement vaste qu’il est indicible
Nous sommes le Cosmos
J’ai abordé, dans un précédent article portant sur la vision de l’entreprise, la façon dont une mission claire, inspirante et assimilée pouvait être déclinée dans l’ensemble de l’entreprise pour constituer une raison d’être pour chacun des rôles de l’entreprise.
Dans ce modèle, chaque collaborateur a la charge de prendre en main son rôle (dont la raison d’être est déclinée de celle de l’entreprise) en étant responsable des choix, des activités et de la façon de les réaliser.
La première valeur qui sous-tend cette façon de concevoir le travail d’équipe est l’authenticité. De mon point de vue, c’est la valeur centrale d’un tel dispositif dont l’objectif est de permettre à chacun d’être soi-même dans l’exercice de son travail. L’autonomie que l’on confère à l’individu à travers le libre choix de ses décisions et actions lui permet d’être en accord avec ce qu’il est profondément. Ainsi, la personne est en congruence entre ce qu’elle est, ce qu’elle fait et ce qu’elle devient puisqu’elle est également libre d’évoluer dans l’exercice de sa mission.
Ceci est à l’origine d’une plus grande implication et d’une motivation plus forte. Déclinant la vision de l’entreprise de façon authentique par rapport à ce qu’il est, chaque membre de l’équipe en tire non seulement une fierté mais également un très fort sentiment d’appartenance et de contribution. L’implication et la motivation de chacun, tout en contribuant au plaisir que chacun retire à accomplir sa mission à travers l’exercice d’activités dont la plupart sont choisies et consenties, permet d’apporter le maximum de résultats au service de la vision commune.
Ce propos peut-être illustré par le schéma suivant :
L’autonomie est un moyen de permettre aux collaborateurs d’évoluer dans l’entreprise en étant alignés avec qui ils sont et éprouver ainsi davantage de plaisir dans l’exercice de leur travail. Le cercle vertueux plaisir / motivation / implication permet de dégager des résultats en ligne avec ceux de l’entreprise puisque la mission de chacun est déclinée de celle de l’organisation dans son ensemble.
Au cœur de l’activité du cabinet VestaTeam que j’ai le plaisir de diriger depuis près d’un an, les valeurs d’autonomie, d’authenticité, de plaisir et d’efficacité sont tout à la fois mes guides et mes ambassadrices. Mes guides car ces valeurs sont très profondément ancrées dans ma personne, elles me parlent, m’inspirent et me donnent de l’énergie. C’est grâce à elles que j’ai choisi de faire ce métier, c’est grâce à elles que je suis devenu celui que je suis et que je continue à me développer. Elles sont également mes ambassadrices car elles permettent de parler de moi et de mon cabinet à travers des notions positives dans lesquels des partenaires, des collaborateurs et des clients peuvent se retrouver. Et s’ils ne s’y retrouvent pas, parler de ces valeurs est une façon très efficace pour se rendre compte que nous n’avons pas suffisamment d’atomes crochus pour envisager travailler ensemble. Exprimer mes valeurs me permet de rentrer efficacement en relation avec des personnes pour lesquelles ce que je propose fait écho.
Je fais ce métier pour vivre ces valeurs mais également pour les faire vivre dans mes missions et dans mes relations aux autres. Quel meilleur moyen de savoir si l’on veut travailler ensemble que de s’ouvrir sur ce que sont ses valeurs profondes ?
Un système de valeur est un élément fondamental pour exprimer la mission d’une organisation ou d’une équipe. La mission permet de déployer les valeurs à travers un dessein englobant et inspirant. C’est en parlant du « pourquoi », porté par ce système de valeur, que je suis en mesure d’embarquer des partenaires dans un projet.
Entrepreneurs, managers qui souhaitez promouvoir votre projet, votre produit, votre idée, concentrez vous sur l’expression du « pourquoi ». C’est le pourquoi qui est susceptible de rencontrer un écho auprès de vos interlocuteurs. C’est ce pourquoi qui, potentiellement, les intéresse ou dont ils partagent les enjeux. Cessez de vous concentrer sur le quoi et le comment. Vos partenaires seront prêts à embarquer avec vous parce que leurs valeurs sont compatibles avec les valeurs portées par votre projet.
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Proposer une vision et lâcher prise sur le comment
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Autonomiser les équipes nécessite bien souvent de se poser des questions sur la meilleure façon de définir le pourquoi, le quoi et le comment. Rendre plus autonome c’est avant tout laisser plus de latitude à chacun :
De cette façon, ceux qui font sont responsables non seulement de ce qu’ils font mais également de comment les choses sont faites.
C’est à bien des égards un changement radical dans la façon de concevoir l’entreprise. Les grandes structures pyramidales traditionnelles sont en effet en grande partie construites sur un modèle où les décisions de ce que l’on doit faire et comment le faire viennent d’en haut et sont répercutées à la base de la pyramide à grand renfort de procédures, injonctions et contrôles de conformité.
Je me suis déjà exprimé sur l’intérêt que revêt selon moi le fait de conférer plus d’autonomie aux équipes : diversité des taches, capacité à faire ce que chacun estime aller dans le sens de la vision de l’entreprise, auto-motivation pour, au final, plus de plaisir au travail et une meilleure efficacité.
Cela ne va bien évidemment pas de soi en ce qui concerne le fonctionnement de l’entreprise dans son ensemble. La première condition est précisément de construire, communiquer et faire vivre cette fameuse vision de l’entreprise qui va guider les collaborateurs dans leurs activités et dans leurs décisions.
La vision agit comme une étoile polaire (polar star en anglais) qui permet de guider chacun des employés de l’entreprise dans ses décisions et ses actions. Si la vision initiale est bien souvent définie par un groupe restreint de personnes voire même par une seule personne (souvent le dirigeant), l’enjeu est non seulement de bien formaliser et communiquer cette vision mais aussi (et surtout) de la faire vivre et de l’enrichir tout au long de la vie de l’entreprise au gré des changements structurants et en prenant en compte les retours terrain.
La vision doit pouvoir être communiquée de façon la plus simple et la plus claire possible à l’intérieur de l’entreprise de façon à ce qu’elle inspire les détenteurs des différents rôles pour qu’ils soient en mesure de la décliner en respectant son esprit et en ayant le sentiment d’y contribuer pleinement.
Il s’agit donc non seulement de faire en sorte que tout le monde tire dans le même sens (c’est le cas de le dire!) mais également que la vision contribue à inspirer chacun en lui conférant un sentiment d’appartenance, de fierté et de contribution à un dessein commun, ambitieux et positif.
De nombreuses voix qui font la promotion de l’entreprise libérée considèrent que le contrôle est inutile si chaque collaborateur connaît son rôle et maîtrise les tenants et les aboutissants de la vision de l’entreprise. Il est cependant un point de contrôle incontournable : il faut régulièrement vérifier que la vision est comprise, inspirante et que chacun est en mesure de la décliner à son niveau. Si tel n’est pas le cas, il faut en modifier la formulation de façon à lui conserver son caractère simple à s’approprier, universel et motivant. Il faut également faire vivre la vision au fur et a mesure que le contexte et que les ambitions évoluent.
Les employés sont souvent davantage motivés par l’accomplissement de la vision à laquelle ils adhèrent que par tout autre source d’auto-motivation (primes, carottes et bâtons comprises). Ils sont alors en mesure d’entreprendre et de prendre les décisions qu’ils jugent opportunes pour contribuer à réaliser la vision.
C’est là que, doté d’une vision inspirante, la prise d’autonomie prend tout son sens. Guidé par la vision, chacun peut être laissé libre dans le cadre de son rôle. Ce n’est bien sûr pas l’anarchie puisqu’il est indispensable de fixer certaines règles et un cadre global à l’activité de l’entreprise mais une partie du « quoi » et la quasi totalité du « comment » est l’apanage de celui qui fait : c’est celui qui fait qui sait.
Ce faisant, il est intéressant de cultiver la pluridisciplinarité. Permettre aux collaborateurs de se former pour embrasser une plus large palette d’activités permet d’éviter la bureaucratie inhérente aux trop nombreux échanges et aller-retours nécessaires pour effectuer une tâche de bout en bout. Si une personne est capable de mener à bien un ensemble congruent d’activités pour aboutir à une valeur ajoutée, cela va le plus souvent dans le sens d’une optimisation du temps et du coût de réalisation en limitant les flux et les pertes de temps induites. De plus, cela renforce le sens puisque celui qui effectue cet ensemble d’activités est conscient de la valeur ajoutée apportée et en éprouve une fierté qui le motive.
Un autre avantage incontestable de la pluridisciplinarité est de permettre de limiter le nombre d’interlocuteurs du client. Imaginez par exemple qu’un prestataire de service (quel que soit le service) ait également pour attribution de proposer de nouvelles solutions à son client afin de lui apporter plus de valeur et ainsi accroître la présence de son entreprise chez son client. N’est-ce pas là un exemple type de ce que la pluridisciplinarité peut apporter à l’entreprise comme au client?
Une telle autonomie conférée à l’équipe et aux collaborateurs change considérablement la donne au point de transformer également le rôle des dirigeants. A l’initiative de la vision et de la mission de l’entreprise, ils sont surtout au service de l’organisation pour trouver des solutions aux questions soulevées par d’autres. La véritable autonomie s’appuie sur le postulat que les salariés de l’entreprise sont égaux dans leur capacité à choisir, agir et entreprendre. Chacun se doit d’agir en adulte en assumant ses choix, ses erreurs et sa contribution à la réalisation du dessein commun.
Comment impliquez-vous les membres de votre équipe pour qu’ils participent à la vision collective ?
Parvenez-vous à fédérer votre équipe autour d’une vision partagée ?
Que mettez-vous en oeuvre pour permettre à chacun de mettre sa créativité au service de cette vision ?
Etes-vous prêt à laisser plus de liberté aux membres de votre équipe quitte à diminuer votre niveau de contrôle ?
Je vous accompagne à donner les moyens à votre équipe d’évoluer dans une plus grande autonomie en terme de choix et d’activités pour servir votre vision d’équipe.
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Travail d’équipe, travail d’orchestre
Dynamique d’équipe et harmonie au travail
Depuis de nombreuses années, je travaille avec des équipes constituées pour leur permettre de définir et faire aboutir leurs projets mais également pour qu’elles puissent exprimer et formaliser qui elles sont et ce qu’est leur mission. Cet article détaille les étapes pour favoriser une bonne dynamique d’équipe et l’harmonie au travail.
Les attentes des équipes relèvent souvent des mêmes préoccupations. Tout d’abord, les membres de l’équipe souhaitent être entendus dans leurs craintes, leurs frustrations mais aussi leurs attentes et les objectifs qu’ils poursuivent. Il est primordial, lorsque l’on travaille avec une équipe, de permettre à ses membres d’exprimer et de partager ces éléments de ressenti. Cela peut se faire soit individuellement comme préalable au travail d’équipe, soit en tout début des échanges de groupe de façon à exprimer ces non-dits qui peuvent avoir perduré depuis longtemps avant de pouvoir enfin s’exprimer. Trouver un début de solution pour atténuer les irritants ou tenter de subvenir aux besoins est une des premières étapes pour établir la dynamique du groupe et l’harmonie au travail. Il s’agit bien souvent de transformer de la frustration en une dynamique pour nourrir le débat.
Bien souvent, certains individus restent en retrait ou ne donnent pas le meilleur tout simplement parce qu’ils se sentent frustrés de ne pas être entendus ou de ne pas obtenir ce dont ils ont besoin. Le groupe se montre souvent à même de trouver des solutions par la force de la réflexion collective structurée et la synergie que permet le travail en commun. Même s’il ne s’agit parfois que de pistes en vue d’identifier une solution définitive, un suivi ultérieur rigoureux des actions décidés en groupe permet d’assurer que la piste est correctement explorée en vue d’identifier et de mettre en oeuvre des solutions pérennes.
Second élément important pour établir la dynamique de l’équipe et l’harmonie au travail : définir clairement la mission de l’équipe. Cela peut paraître aller de soi mais je constate que rares sont les équipes dont chacun des membres est capable d’énoncer clairement la mission.
À la mission principale qui s’applique à tous, doit bien souvent s’ajouter des missions spécifiques vis à vis des principales entités internes et externes avec lesquelles l’équipe interagit. Ainsi, une direction commerciale aura-t-elle une mission tournée vers la promotion et la vente vis à vis de ses clients externes et une mission de production d’un provisionnel de chiffre d’affaires vis à vis de la direction générale. Ces quelques phrases définissant la mission de l’équipe vis à vis de ses principaux interlocuteurs agissent comme une étoile polaire (« polar star » comme disent les anglo-saxons) qui permet à chaque membre de l’équipe de se positionner précisément par rapport à ce qui est attendu de son équipe et à chaque entité tierce travaillant avec l’équipe de savoir ce qu’elle peut et doit en attendre.
Le troisième élément structurant pour assurer efficacité et fluidité dans le travail de l’équipe est la définition des rôles de ses membres. Les rôles sont génériques, ils ne sont pas liés aux personnes. Dans nombre d’organisations, on confond bien souvent le rôle et le poste; l’ensemble étant de plus confondu avec la personne occupant ledit poste. On se retrouve ainsi avec des fiches de postes qui regroupent de nombreux rôles différents et sont extrêmement adhérents à la personne qui occupe le poste.
Il est souhaitable, au contraire, que les rôles soient aussi atomiques et auto-porteurs que possible. Chaque membre peut, bien évidemment, détenir plusieurs rôles qui constituent l’ensemble de ses responsabilités mais leur confère un caractère flexible et souple : en cas de modification du contexte, il est facile d’attribuer l’un de ses rôles à une autre personne puisqu’il est explicitement décrit (voir l’article que j’ai récemment publié sur l’importance de la définition des rôles). À l’inverse, une description trop précise des rôles peut nuire fortement à la fluidité des échanges inter-personnels et à la complétude des taches confiées à l’équipe par une forme de « bureaucratisation » des échanges.
Une fois que la mission de l’équipe est définie et que les différents rôles ont été affectés à ses membres, il est important d’expliciter la façon dont l’équipe va interagir avec l’extérieur et selon quels processus. Il n’est pas nécessaire de définir précisément l’ensemble des processus car cela peut contribuer à figer l’organisation de l’équipe dans des schémas trop rigides (et tomber là aussi dans une forme de bureaucratie néfaste). Laisser de la latitude à chaque équipiers pour organiser son travail et prendre ses responsabilités conformément aux rôles qui lui sont attribués permet de fluidifier le travail de chacun et renforce solidarité et autonomie au sein de l’équipe.
En revanche, formaliser la nature, la finalité et les modalités des échanges entre l’équipe et son écosystème permet d’adapter au mieux le fonctionnement interne aux flux entrants mais également d’optimiser la production des livrables de l’équipe pour qu’ils soient disponibles au moment où ses consommateurs externes en ont besoin.
Les deux derniers aspects de la dynamique de l’équipe et de l’harmonie au travail sont des classiques pour accompagner l’équipe dans sa transformation : il s’agit de la feuille de route et de la gouvernance. La feuille de route permet à chacun des membres de l’équipe de visualiser les principales étapes de la transformation, les jalons et les activités à réaliser pour y parvenir. La définition de la gouvernance (notamment la description des comités réguliers) permet à l’organisation d’évoluer dans ses différentes composantes : produits/services, processus, budget… de façon structurée et formalisée en suivant des étapes prédéfinies pour la prise de décision : proposition, instruction, arbitrage.
Disposant d’un tel cadre structurant et laissant toutefois suffisamment d’espace de liberté pour évoluer et se développer, l’équipe gagne en autonomie et chacun peut y trouver sa place en contribuant à son évolution. La responsabilisation individuelle et collective est un bon terreau pour développer la motivation qui amène au plaisir à travailler ensemble et à l’harmonie au travail.
Ménagez-vous suffisamment d’espace à votre équipe pour lui permettre d’exprimer d’éventuels ressentis pour en faire quelque chose de constructif ?
Que mettez-vous en œuvre pour définir et communiquer une mission inspirante à votre équipe ?
Les principes de définition et de maintenance de vos règles de fonctionnement sont-ils clairs pour tous ?
Je vous propose de vous accompagner dans l’organisation et l’animation de séminaires d’équipe visant à élaborer le cadre dont il est question dans cet article. Pour prendre contact avec moi, vous pouvez utiliser le formulaire de contact en bas de page.
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Travail d’équipe, travail d’orchestre
J’évoquais, dans un récent article, la préparation d’un séminaire dont l’objectif était de détailler l’organisation d’une direction opérationnelle dans le cadre d’une transformation très profonde de ses modes de fonctionnement.
Ce séminaire de 3 jours a rassemblé plus d’une vingtaine de personnes de nationalités différentes (français, américains et chinois notamment). Pendant ces trois jours, et après avoir pris le temps de recueillir les attentes de chaque participant, nous avons :
Fort d’expériences similaires vécues dans d’autres contexte, je retire de ces séminaires quelques convictions qui sont autant de points d’appui appréciables pour sécuriser le bon déroulement de ce type d’événements.
Il est très important de ménager un espace de liberté pendant le séminaire pour que chacun des participants soit en mesure d’exprimer librement son enthousiasme, ses doutes, ses craintes ou ses envies. C’est en quelque sorte la soupape de sécurité du séminaire. Si les participants sont sous la pression de quelque chose qu’ils souhaitent dire ou exprimer, ils ne seront jamais pleinement disponibles pour travailler aux thématiques proposées, obnubilés qu’ils seront par le ressenti positif ou négatif qu’ils ruminent.
Pour permettre de libérer ce ressenti, j’utilise bien souvent (et avec un succès non démenti !) la technique des 6 chapeaux mise au point par Edward de Bono. Il s’agit de décrire une situation selon 5 points de vues différents avant d’en faire la synthèse (à travers le 6ème chapeau). Tout se passe comme si l’on revêtait une attitude en portant tour à tour l’un des 5 chapeaux : factuel, négatif, positif, porté sur l’avenir ou basé sur les impressions et le ressenti. Le fait de dédier un temps à chaque attitude permet de se livrer davantage et d’aller au fond de chaque façon de penser. J’ai utilisé cette technique dans ce séminaire en particulier pour faire émerger l’ensemble des objections, craintes, espoirs, perspectives que portent les participants vis à vis du projet.
Les 6 chapeaux sont un moyen incomparable pour permettre à chacun de s’exprimer de façon structurée sur un sujet donné ou pour faire prendre une décision concertée à un groupe.
Bien souvent, les entités constitutives d’une direction savent assez précisément ce que l’on attend d’elles et ce qu’elles doivent produire. Ce qui est souvent moins clair c’est de qui elles tiennent les informations dont elles ont besoin et comment et dans quel ordre précis elles interagissent avec ceux qui reçoivent leurs productions. C’est pourquoi il est important, non seulement de déterminer précisément les rôles et les activités, mais également les interactions. C’est la raison pour laquelle l’exercice qui consiste à définir qui est responsable et qui participe aux activités des principaux processus permet de mettre en lumière les échanges et les dépendances entre la production d’une équipe et son écosystème.
C’est le rôle de la feuille de route. Elle a un double objectif : mettre en évidence les principaux jalons, livrables et dépendances, mais également permettre à tout un chacun de visualiser (littéralement avoir sous les yeux) une ligne de temps comportant les principales étapes et les principaux résultats intermédiaires pour parvenir à la cible. De ce point de vue, l’utilisation d’un grand poster (brown paper pour les initiés) et de post-its pour matérialiser les phases et les livrables permet de construire un plan projet visuel (qui fait le plus souvent quelques mètres de long tout de même). C’est l’effet psychologique d’être en mesure de visualiser le projet dans son ensemble qui est déterminant. Lors de séminaires comme celui que je viens d’animer, chaque participant voit pour la première fois le projet se dessiner devant lui. Il devient palpable, tangible avec son début, sa fin et l’ensemble de ses étapes dont l’enchaînement est le fruit d’un travail collectif.
Repenser l’organisation pour l’adapter à une transformation profonde, c’est bien souvent l’objectif des séminaires que j’organise et que j’anime pour mes clients. Cela passe par la mise en place d’un espace privilégié pour permettre à chacun de s’exprimer et de disposer d’une écoute bienveillante, mais aussi par l’organisation d’ateliers de travail structurés pour recueillir et être en mesure de pouvoir exploiter au mieux le fruit des débats en séance.
Lors de ces événements, Il est primordial de faire preuve d’une grande souplesse quant à la teneur et au choix de la séquence des travaux qui sont à l’ordre du jour. Il ne faut jamais oublier que tout séminaire doit être avant tout au service de l’équipe. C’est à l’équipe de décider de ce qu’il convient de traiter compte tenu des propositions qui lui sont faites. Laisser suffisamment d’autonomie et de marges de manoeuvre au groupe tout en apportant structure et méthodologie, tel est le rôle de l’animateur d’un séminaire d’organisation réussi.
Je me tiens à votre disposition pour étudier avec vous comment transformer votre organisation en vous appuyant sur ce moment de partage privilégié d’échange et de construction avec votre équipe.