Quelques clefs pour faire circuler l’énergie et rendre votre organisation plus harmonieuse et efficace
La demande la plus fréquente qui m’est adressée en tant que coach est liée au phénomène de repli sur soi au sein des équipes ou entre les équipes d’une même organisation. C’est ce que l’on appelle souvent l’effet silo : chacun se concentre sur ses propres tâches sans beaucoup d’égard et d’empathie sur ce que font les autres. La focalisation est individuelle et les intentions, buts et objectifs collectifs passent au second plan quand ils ne sont pas tout bonnement ignorés.
Or travailler efficacement ensemble ce n’est pas simplement s’acquitter de ses activités, c’est aussi, et surtout, faire en sorte que l’organisation atteigne ses objectifs conformément à sa vocation quitte à s’adapter aux sollicitations et changements internes et externes.
La situation que rencontrent bon nombre des clients qui viennent me trouver est celle d’individus qui n’échangent pas en dehors des processus opérationnels, qui n’expriment pas les tensions constructivement de façon à faire bouger les choses.
Alors pourquoi en arrive-t-on à cette situation sclérosante qui prive les organisations de leur capacité d’adaptation.
Créer un Espace pour se dire les choses
Tout d’abord, les membres d’une équipe ou les composantes de l’organisation n’ont souvent pas d’espace pour se dire les choses. Les éventuels comités réguliers sont accaparés par des agendas très contraints au cours desquels il est difficile d’aborder des sujets qui ne seraient pas à l’ordre du jour.
La première clef pour faire circuler l’énergie dans une organisation c’est de créer de l’espace pour exprimer ce qui vit en chacun et cela ne peut se faire dans l’espace contraint d’un ordre du jour déjà chargé à bloc. C’est pourquoi, a minima, je recommande aux organisations de s’inspirer des compétitions de patinage artistique en incluant les figures libres, c’est-à-dire un temps de partage structuré avec un contenu apporté par les participants ; ceci en plus figures imposées par l’agenda. C’est une mesure que toute organisation peut mettre en place pour tous ses meetings de gouvernance. Garder un moment de libre expression qui, au fur et à mesure des occurrences, sera de mieux en mieux utilisé car les participants auront compris l’intérêt que revêt un tel exercice.
Exprimer ce qui vit en soi
Avoir de l’espace d’expression est une chose, encore faut-il l’utiliser judicieusement. Un système sera d’autant plus harmonieux que l’énergie, les informations et la matière circulent le plus librement possible en son sein et avec l’extérieur. Il faut donc que chacun des sous-systèmes qui composent l’organisation, à commencer par chaque individu, soit en mesure de reconnaître et exprimer ce qui vit en lui. Comme nous l’enseigne très justement la Communication Non Violente, les émotions et les besoins vivent en nous et nous sommes en mesure de les partager aux autres avec des mots qui les reflètent et qui sont immédiatement compréhensibles par tous. En effet, nos émotions et nos besoins fondamentaux sont universels. Ainsi, exprimer ce qui vit en soi, à travers les émotions et les besoins, nous permet de nous connecter et de nous comprendre à un niveau très profond, énergétique. Lorsque les besoins sont exprimés, il y a alors une chance pour que des changements soient entrepris pour permettre de subvenir à ces besoins et faire en sorte que le système, dans son ensemble, fonctionne mieux et avec un meilleur niveau de bien-être pour ceux qui ont obtenu ce qui leur manquait.
Pratiquer le Feedback
Faire du feedback est également un excellent moyen de renforcer l’énergie positive du système lorsque les choses vont bien et d’inviter au changement lorsque des améliorations sont nécessaires. Le feedback est une des clefs pour rendre le système plus harmonieux et est au cœur du « Oser dire ».
Passer par l’écrit
Une autre clef utile pour s’assurer que chacun, quelque soit son caractère introverti ou extraverti, est en mesure de dire ce qui vit en lui c’est de passer par l’écrit. Que ce soit lors de la phase « figures libres » de vos comités réguliers ou lors d’ateliers d’intelligence collective, je vous invite à précéder les échanges par une phase de réflexion individuelle écrite : quelques minutes au cours desquels chacun peut prendre le temps de réfléchir au partage qu’il veut faire au groupe. Ainsi les introvertis ou ceux qui ont besoin de réflexion avant de parler auront le loisir de s’y préparer et cela rendra beaucoup plus confortable leur prise de parole devant le groupe.
Avec ces quelques mesures simples, l’énergie circule et contribue à l’harmonie du système si nous prenons la peine de ménager de l’espace pour que chacun puisse exprimer ce qui vit en lui.
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