Des rôles clairs, une organisation efficace

Les organisations pyramidales ont bien souvent tendance à générer du flou dans la répartition des rôles au sein de l’entreprise. Ceci est d’autant plus vrai que les organigrammes sont couramment basés sur des archétypes que l’on retrouve dans de nombreuses autres organisations : la direction commerciale, la direction des RH, la direction financière et dont on peut avoir tendance à penser qu’ils recoupent les mêmes activités et les mêmes responsabilités. Dans les faits, il n’en est rien et la même dénomination peut en fait recouper des réalités très différentes.

Il peut donc exister une ambigüité importante en termes de périmètre, prérogatives et même en ce qui concerne la raison d’être de certaines parties de l’organisation. Il est alors difficile d’interagir et de communiquer efficacement avec ces entités : être certain que l’on s’adresse au bon interlocuteur, que le sujet est bien traité par cette entité, etc…

Des flux de communication peu efficaces

Cette situation génère inévitablement une perte d’énergie et de temps aussi bien pour celui qui sollicite l’entité que pour ceux qui sont sollicités en son sein. Les chantiers avancent moins vite, les décisions prennent plus de temps et même lorsque je crois avoir mobilisé la bonne personne, le doute persiste quant au fait qu’il n’y ait pas, ailleurs dans l’organisation, quelqu’un à qui il incombait plus naturellement de répondre à ma requête.

Les imprécisions quant aux rôles des collaborateurs au sein de l’organisation ont, de plus, tendance à permettre le fleurissement de doublons ou à susciter, chez certains, des velléités de s’approprier de façon officieuse certains périmètres au dépend d’autres services.

Les conséquences sont impactantes pour les managers qui se trouvent en première ligne pour décoder l’organisation. Non seulement, ils doivent agir comme point d’entrée vers leur propre équipe pour traiter/aiguiller les demandes vers leurs collaborateurs, mais ils sont également en charge d’acheminer les sollicitations de leur équipe vers le monde extérieur.

Pour être efficace dans ces tâches, pour accélérer prise de décision et mise en action sur leurs projets, les collaborateurs ont besoin d’avoir une cartographie claires des rôles et responsabilités au sein de l’organisation.

Répondre aux enjeux de l’économie digitale

Force est de constater que les titres (Responsable de l’équipe de maintenance, directeur des Opérations, chef de projet) utilisés dans la plupart des organisations ne veulent souvent pas dire grand chose. A l’heure où l’organisation doit s’adapter sans cesse et déployer des talents d’agilité en réponse aux enjeux d’une société numérique aux changements constants et immédiats, les titres ont tendance à figer une réalité qui est, en fait, en mouvement. Ils donnent une fausse impression de stabilité alors que l’adaptation constante au changement est la seule règle.

Définir et publier les rôles

Certains nouveaux modes de management (Management 3.0, Holacratie, Sophocratie, Sociocratie) préconisent de définir clairement et explicitement les rôles au sein de l’organisation. Chaque instance de rôle est portée par un seul collaborateur (même si plusieurs collaborateurs peuvent tenir le même rôle avec autant d’instances qu’il y a de collaborateurs). Un collaborateur peut avoir plusieurs rôles. Clairement définis, combinables à l’envi, formalisés et communiqués à tous, les rôles peuvent être affectés, réaffectés et amendés de façon extrêmement souple.

Pour cela, des comités de gouvernance sont mis en place au niveau des équipes pour définir, faire évoluer et attribuer judicieusement les rôles au sein de l’équipe en fonction des compétences et des appétences.

Les rôles étant publiés à tout niveau (équipe, service, direction…), il est possible de traiter efficacement les demandes en faisant appel de façon claire et transparente à la personne détenant le rôle dont j’attends une action ou une décision.

De plus, les responsabilités et le degré d’autonomie sont également mieux définis au sein du rôle et chacun est capable de prendre des actions et décisions dans son périmètre de responsabilité sans devoir en référer à qui que ce soit. Les rôles clairs permettent de mettre en pratique ce vieil adage du développement logiciel en mode agile : « C’est celui qui fait qui sait ».

Le manager est ainsi déchargé d’une part des arbitrages et aiguillages qu’il avait préalablement à traiter : il n’est plus le goulet d’étranglement de la circulation de l’information (même s’il peut demeurer souhaitable que certains flux continuent à transiter par lui).

Enfin, un bon maillage et une bonne exploitation des informations contenues dans les rôles permettent d’identifier les activités orphelines (sans responsable) ou les zones de recouvrement pour lesquelles des activités ou des responsabilités sont inutilement partagées par des acteurs ou des services différents.

Accompagner la responsabilisation des équipiers

Définir explicitement les rôles nécessite un travail en profondeur au niveau de l’organisation et de ses entités.

Sur un plan individuel, cette transformation requiert d’accompagner les égos notamment pour les managers dont certains pouvaient trouver, dans l’ambiguïté de la répartition des rôles et responsabilités, un terrain propice à assoir leur pouvoir.

Il faut également accompagner ce mouvement vers une plus forte transparence par une responsabilisation des collaborateurs à tout niveau. Ceci passe en particulier par une prise en compte accrue de ce que veulent faire les employés (gestion par les appétences).

L’organisation de séminaires d’équipes permet de décliner la mission de l’équipe, les rôles qu’elle contient, les règles du jeu, les modalités de gouvernance (notamment pour maintenir les rôles).

Pour accompagner le changement de culture en terme de prise de décision et d’autonomie, il faut aider chaque collaborateur à assumer ses nouvelles responsabilités : investi d’un ou plusieurs rôles clairs, chacun doit prendre conscience qu’il est légitime pour prendre des décisions de façon autonome lorsque celles-ci se trouvent dans son périmètre de responsabilité. Le grand changement vient du fait que chacun devient responsable, pas seulement le manager. Plus motivés, participants activement à la gouvernance de leur équipe, les équipiers sont plus efficaces, deviennent force de proposition et se responsabilisent.

Vesta Team accompagne les entreprises à autonomiser leurs équipes pour gagner en efficacité et mieux travailler ensemble.

Contactez-nous en utilisant le formulaire de contact prévu à cet effet en bas de cette page.

Ne jugez pas…

…Partagez des constats et trouvez des solutions

Nous avons tous une fâcheuse tendance à juger et à critiquer sur la base de notre propre façon de percevoir le monde. Dans un précédent article : « l’assertivité, la carte et le territoire », j’explique à quel point il est contre-productif pour l’efficacité de la communication mais également pour la qualité de la relation, d’asséner des pseudo vérités. Ces dernières sont uniquement basées sur vos propres perceptions et ne s’appuient suffisamment ni sur des faits ni sur des constats partagés avec votre interlocuteur.

Enrichissez votre carte du monde

Plutôt que de juger ou de critiquer, prenez le temps de partager les faits : ce qui s’est passé, qui a fait quoi et quand. Laissez à votre interlocuteur le soin de préciser, compléter et amender votre façon de voir les choses pour que vous puissiez tous deux bénéficier d’un constat partagé des faits. Si vous ne parvenez pas à vous entendre sur les faits, utilisez l’assertivité : reformuler ce que votre interlocuteur constate, accueillir sont point de vue comme valable et exprimer votre propre point de vue en prenant le soin de préciser que, même s’il est différent de celui de votre interlocuteur, ce dernier n’en est pas mois recevable.

Mettez en commun vos perceptions de la réalité

Etablir un constat commun, même si au départ certains faits sont encore sujet à discussion, relève d’un échange constructif fait de questionnement et de reformulation : comprendre ce que votre interlocuteur veut dire en questionnant notamment les généralisations (utilisation de « toujours » ou « jamais » par exemple) et les imprécisions. Cette étape permet de nous entendre sur ce que chacun veut dire de façon la plus précise possible. Ainsi il est possible d’établir une carte du monde qui soit le reflet de chacune des représentations des 2 interlocuteurs et qui vient enrichir la carte qu’avait chacun d’entre eux avant de rentrer en relation avec l’autre.

Une fois les faits partagés, Il est alors possible d’exprimer ce que vous ressentez par rapport à ces faits partagés et ce en quoi la situation actuelle peut contribuer la réussite de votre entreprise commune. C’est l’expression des conséquences des faits dont il est question. Plutôt que de reprocher à votre interlocuteur d’avoir agi (ou d’avoir omis d’agir) de telle ou telle façon, vous lui expliquez le plus factuellement possible les conséquences qu’ont pu avoir ces faits.

Trouver des solutions

L’objectif de la suite de l’échange est de trouver ensemble des solutions pour amoindrir voire annihiler les conséquences néfastes de ce qui s’est passé. Pour ce faire, il est important de savoir construire en commun des solutions sur la bases de demandes claires qu’il faut formuler au présent, de façon précise et positive. Evitez d’utiliser le conditionnel. Quand on y pense : « je souhaiterais » ne veut strictement rien dire… Soit on souhaite, soit on ne souhaite pas. Le fait d’utiliser le conditionnel amoindrit l’expression de votre volonté. C’est comme si vous n’en aviez pas vraiment envie ou pire, comme si le fait que vous en ayez envie était à la discrétion de votre interlocuteur : « je te demande ça mais à toi de voir si tu penses que j’en a vraiment envie / besoin».

Si vous faites des demandes claires et précises, votre interlocuteur peut se positionner en toute connaissance de cause. Il a toutes les cartes en main pour dire oui ou non. Il est également en mesure d’amender la solution que vous proposez à travers votre demande et vous avez alors la possibilité de rentrer en synergie.

Partager les faits, faire des demandes claires pour résoudre les difficultés que vous rencontrez dans vos relations avec les autres, voici de vraies alternatives constructives au jugement et à la critique.

Et vous, lorsque vous n’avez pas les mêmes idées ou la même perception qu’une autre personne, parvenez-vous à respecter son point de vue ?

Etes-vous alors capable de construire une vision commune à partir de constats factuels partagés ?

Parvenez-vous à entretenir des relations durables de bonne qualité avec des personnes avec lesquelles vous n’êtes pas d’accord sur des points qui vous semblent essentiels ?

Etes-vous capable d’éviter le conditionnel lorsque vous exprimez ce que vous voulez ?

Je vous accompagne à réaliser vos projets en vous appuyant sur des techniques de communication synergique pour avancer en trouvant des solutions gagnant-gagnant avec vos partenaires.

Pour aller plus loin :

l’assertivité, la carte et le territoire

Harmonie et efficacité au sein d’une équipe

Gérer ses émotions pour communiquer efficacement

Nos émotions sont des atouts incomparables pour communiquer de façon authentique. Encore faut-il savoir reconnaître et gérer ses émotions intelligemment.

Origine des émotions

Nos émotions proviennent le plus souvent de réactions biochimiques initiées par notre corps (via la sécrétion d’hormones notamment) en réponse à des stimuli nécessitant le plus souvent une réaction immédiate. C’est ainsi que l’Homme, pour assurer sa survie et la pérennité de l’espèce, peut compter sur son corps pour lui donner les moyens de réagir à un danger, reconnaître ce qui est bon pour lui ou au contraire se prémunir de ce qui lui est néfaste. Les émotions fondamentales se nomment peur, joie, tristesse, colère mais également dégoût ou surprise.

Par exemple, les hormones de la peur et de la surprise mettent le corps en alerte pour lui permettre de s’enfuir. Celles du dégoût provoquent des hauts le cœur qui permettent d’éviter d’ingérer ou de respirer une substance toxique. Celle de la joie permet d’associer une sensation positive avec des situations que le corps perçoit comme telles.

Accueil de l’émotion

Le premier enjeu pour savoir gérer ses émotions est de savoir les reconnaître et les accueillir sans chercher à les refouler mais en évitant également de leur donner une place plus importante que nécessaire.

L’Homme des cavernes avait certainement moins de problèmes que nous à gérer ses émotions. Lorsqu’il ressentait la peur parce qu’il se trouvait en face d’un tigre sabre, il utilisait le matériel biochimique à sa disposition pour fuir. L’hormone de la peur lui donnait les moyens et la force d’assurer sa survie. Inversement, lorsque l’ouvrier d’une usine de pneumatiques attend aujourd’hui dans l’angoisse de connaître le sort qui lui sera réservé dans le cadre de la restructuration de son entreprise, il n’a pas la possibilité de prendre ses jambes à son cou pour « brûler » cette même hormone. Il est donc nécessaire pour l’Homme moderne d’apprendre à utiliser au mieux ses émotions car, le plus souvent, il ne peut pas utiliser la biochimie qu’elle provoque pour un usage correspondant à ce pourquoi elle est destinée (par exemple pour fuir lorsque l’on a peur).

Avant d’avoir nommé l’émotion ressentie, il est extrêmement difficile de la traiter correctement. Pour simplifier le nommage de ses émotions, on peut s’en tenir aux émotions fondamentales : la peur, la joie, la tristesse, la colère, le dégoût et la surprise.

Prise en compte de l’émotion

Une fois nommée et reconnue, l’émotion peut être prise en compte. Pour l’évaluer à sa juste mesure, il est utile de se poser des questions quant à son intensité. On peut la comparer à d’autres émotions du même type que l’on a pu ressentir. Il est important de se questionner pour savoir si l’on n’est pas en train « d’amalgamer » cette émotion avec une autre que l’on aurait ressenti précédemment. On cherchera alors à en distinguer les caractéristiques communes et les particularités.

Bien souvent, cette analyse ne peut se faire à chaud, notamment si l’émotion ressentie est très forte, car elle accapare alors le moment présent. C’est pourquoi il est important d’accueillir l’émotion pour être capable de la nommer et de se remémorer l’effet qu’elle a produit sur soi. Quand l’émotion est très forte, l’accueillir correctement nécessite de prendre un minimum de recul par rapport à la situation. On pourra notamment utiliser des techniques de respiration abdominale profonde. Une seule respiration profonde peut apporter un détachement significatif lorsqu’on éprouve des difficultés à faire face à une émotion intense.

Connaissance de soi par l’émotion

Les émotions sont des guides incomparables pour mener sa vie. Celui qui sait accueillir, analyser et comprendre ses propres émotions est non seulement en capacité de mieux se connaître mais également en mesure de mieux appréhender la nature humaine. La vie des Hommes est en effet articulée autour de trois types d’activités :

émotions / ce que je ressens,
réflexions / ce que je pense,
actions / ce que je fais.

Or dans notre société occidentale, la pleine prise en compte des émotions est souvent reléguée au second plan. Pire encore : la société nous dicte ce que nous devons ressentir.

Communication efficace grâce à l’émotion

Il est donc utile de savoir exploiter et gérer ses émotions de façon à ce que ses expressions soient compatibles avec une vie en société harmonieuse.

Par exemple, si je suis en colère, une fois que j’ai reconnu et accueilli cette émotion et ayant réalisé pourquoi et combien je suis en colère, il m’est alors possible de l’exprimer calmement et résolument. Je suis capable d’être factuel et d’exprimer de façon non violente mon ressenti et ma frustration. Ce faisant, je me soulage car je suis capable d’exprimer mon émotion de la façon la plus précise et circonstanciée possible. Celui qui reçoit l’expression verbalisée de ma colère a la chance de recevoir une expression factuelle focalisée sur les sentiments et ressentis de celui qui l’exprime. Il y a donc de fortes chances qu’il ne se sente ni agressé ni remis en cause personnellement. Au contraire, il sera en mesure de reconnaître ses éventuels axes d’améliorations pour pouvoir y travailler et éviter, à l’avenir, de mettre quelqu’un en colère pour des raisons similaires.

Pour en savoir plus

Ces concepts sont à la base de la communication non violente (CNV) très bien décrite dans le Wikipédia consacré à Marshall Rosenberg et à la communication non violente.
On entend parler depuis plusieurs années d’intelligence émotionnelle voire même de quotient émotionnel. Ces notions correspondent à notre capacité à accueillir, analyser et retransmettre de façon constructive nos émotions mais également à recevoir, comprendre et réagir de façon adéquate aux émotions d’autrui. Apprendre à bien gérer nos émotions peut donc nous permettre d’améliorer sensiblement nos relations interpersonnelles.

Savez-vous reconnaître et observer vos états émotionnels ? …
… et ceux de vos interlocuteurs ?
Souhaitez-vous apprendre à mieux exprimer vos émotions pour communiquer plus efficacement et plus profondément avec les autres ?

Je vous propose des prestations de coaching individuel et des formations en management et communication pour acquérir la faculté de faire de vos émotions vos alliées dans votre rapport aux autres.

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Se connecter avec ses sensations

Harmonie et efficacité au sein d’une équipe

Ne jugez pas…

Renforcer la cohésion de votre équipe

Il est des incontournables à considérer impérativement pour assurer une bonne synergie au sein de votre équipe. Il s’agit tout d’abord de savoir où l’on va et d’avoir formalisé ce à quoi l’équipe est destinée. L’ambiance de travail est également fondamentale et passe par la capacité de chacun de s’exprimer en son nom avec respect et bienveillance et de savoir donner du feedback constructif à ses interlocuteurs et à ses collègues. Enfin la bonne efficacité du groupe dépend du degré d’autonomie conféré à chacun : dotés d’une vision inspirante, plus les membres de l’équipe sont autonomes dans leur travail, plus ils sont concernés et investis dans leurs tâches.

Partager une vision

Il s’agit de définir et partager une image claire de ce à quoi l’équipe est destinée dans une acceptation large. La vision doit donner de la perspective à long terme et s’inscrire dans le projet de l’entreprise. Il s’agit de répondre à la question : en quoi l’action de l’équipe s’inscrit-elle à long terme dans la stratégie de l’entreprise ?
La vision permet de décliner des objectifs à Court et Moyen terme. Ces objectifs sont spécifiques, réalistes et accompagnés d’une date de réalisation attendue. Les objectifs font partie de la mission de l’équipe. Cet élément est fondamental pour fédérer les membres de l’équipe autour d’un projet commun. La mission de l’équipe reprend les objectifs en intégrant également les activités, les rôles, les principaux entrants (ce dont l’équipe a besoin de la part d’acteurs extérieurs pour réaliser ses activités), les principaux livrables (la production tangible de l’équipe).
L’ensemble de ces éléments permet à chaque membre de l’équipe mais également aux acteurs interagissant avec elle d’appréhender précisément son rôle et sa raison d’être.
Partager la vision est ainsi un facteur fondamental de cohésion de l’équipe.

Construire ensemble la feuille de route

Une fois les fondamentaux explicités, il est nécessaire de décliner vision et mission sur un plan opérationnel en construisant ensemble la feuille de route des projets que doit mener l’équipe. On prendra soin de faire cet exercice en présence des responsables de chacun desdits projets de façon à en mettre en perspective les différentes initiatives. Il s’agit notamment d’identifier et de prendre en compte les dépendances, pré-requis et synergies qui existent entre les différents projets.
Ainsi, on dispose d’une feuille de route partagée entre les différents porteurs des projets de l’équipe qui permet à chacun de connaître et porter la réalité opérationnelle et les principales contraintes / opportunités de l’équipe.

Favoriser l’expression de chacun et savoir accueillir et prendre en compte les feedbacks

Bien travailler ensemble c’est également bien communiquer. Les techniques de communications non-violentes basée notamment sur l’utilisation du « je » et sur l’expression des impressions et sentiments permet d’échanger au sein et à l’extérieur de l’équipe de façon pacifique et constructive. Respect et bienveillance doivent également être la règle encouragée et mise en pratique par le management.

Conférer de l’autonomie

Disposer d’une latitude suffisante pour prendre des initiatives et organiser son propre travail est incontestablement un gage de motivation et d’efficacité. Pour acquérir de l’autonomie, chaque membre de l’équipe doit maitriser la vision et disposer des moyens nécessaires pour mener à bien sa mission. Cela passe bien évidemment par la formation, élément indispensable pour maîtriser techniques et savoir-faire mais il est également important que la personne sache où trouver les moyens dont elle a besoin. Les partages réguliers, les réunions d’équipes, les présentations informelles permettent de faire circuler l’information concernant « qui fait quoi » et de savoir identifier rapidement les personnes au sein et à l’extérieur de l’équipe qui sont susceptibles d’apporter leur soutien ou leurs ressources. Ainsi, la personne acquiert de l’autonomie car elle sait par elle-même identifier des moyens concrets de mener à bien les missions qui lui sont confiées.

Offrez-vous un environnement propice à une l’expression libre de feedbacks de votre équipe ?
A partir de la vision générale de l’entreprise, avez-vous collectivement travaillé à la mission de l’équipe ?
Etes-vous satisfait du niveau de cohérence des différentes initiatives de votre équipe ?

VestaTeam organise et anime des séminaires dédiés pour renforcer la cohésion des équipes professionnelles à travers le partage d’une vision, la construction de la feuille de route et l’exploitation structurée des souhaits d’améliorations des participants.
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Se débarrasser de ces croyances qui entravent

Nous sommes tous enclins à tenir pour vraies des croyances que nous avons reçues en héritage (familial, social) ou que nous nous sommes fabriquées :

en généralisant de pseudos règles ou lois sur la base d’un nombre limité d’observations elles-mêmes sujettes à interprétation
en présupposant certains faits qui s’appuient sur de prétendus mécanismes de causes à effet ou pire : de pures élucubrations !
en formalisant des phrases toutes faites dont on ne sait véritablement d’où elles viennent mais qui peuvent toutefois avoir la vie dure malgré leur caractère subjectif et peu rationnel.

Certaines croyances nous limitent dans notre développement

Qu’elles aient été proférées par un proche, membre de la famille ou ami, ces croyances restent malicieusement ancrées dans notre esprit et occupent notre quotidien sans que nous puissions prendre conscience de leur caractère limitant : « je n’arriverais jamais à me mettre à mon compte », « je n’ai pas assez de volonté pour me débarrasser de mon addiction ». etc…

De telles croyances alimentent votre petite voix intérieure qui vous freine dans votre développement.

Ces croyances nous limitent précisément parce qu’elles ne sont pas claires, pas précises, trop générales. Plus elles sont englobantes et plus elles sont limitantes… La bonne nouvelle, c’est que plus elles sont vagues, plus il est facile de leur faire la peau !!!

S’émanciper des croyances limitantes

Se débarrasser de ses croyances limitantes, c’est d’abord identifier d’où elles proviennent. Lorsque nous sommes, par exemple, capables d’attribuer la paternité d’une croyance à une personne bien réelle et identifiée, nous sommes d’avantage prêts à nous en émanciper et à faire grandir ainsi son estime de soi par la démonstration que nous sommes capables de devenir maître de notre destin.

Considérez d’abord que cette personne de laquelle vous tenez la croyance est humaine et donc sujette à faire des erreurs lorsqu’elle porte un jugement. Convenez qu’elle est capable de jugements hâtifs, peu fondés. Considérez également que vous pouvez, vous même, forger des jugements non avérés. Considérez donc qu’un jugement, une croyance basée sur les dires d’une personne est sujette à caution.

Remémorez-vous ensuite dans la situation de recevoir ce jugement, cette croyance. C’était où, quand, avec qui, dans quelles circonstances ? Revoyez-vous dans cette situation, quelles ressources avez-vous mis à contribution alors ? De quelles ressources auriez-vous eu besoin ? Qu’est-ce qui était important pour vous à ce moment là ? Quelle image aviez-vous de vous-même ? Enfin, quel sens donnez-vous à cet événement ?

Ces questions permettent de vous re-situer par rapport à la genèse de votre croyance de façon à vous permettre de prendre du recul, de visualiser la scène comme si vous la voyiez de l’extérieur.

Comment continuer à obtenir les bénéfices que vous attendez

Maintenant, attardez-vous à la raison principale qui fait que vous persistez à y croire : quel en a été et quel en est aujourd’hui encore le bénéfice ? Même si la croyance vous entrave, vous l’avez conservée tout ce temps parce qu’elle comporte des bénéfices. Identifiez-les.

Posez-vous ensuite la question de savoir si vous avez besoin de conserver cette croyance pour en avoir les bénéfices ? Est-il possible de jouir des bénéfices sans devoir supporter la croyance?

En revanche, la croyance a un coût constitué notamment de tout ce qu’elle vous empêche de faire. Evaluer soigneusement le coût de votre croyance.

Fabriquez-vous une croyance utile

Il est temps maintenant de vous demander ce qu’il est plus juste de penser en remplacement de la croyance limitante que vous avez maintenant bien atténuée… Cette nouvelle croyance vient de vous, elle n’est pas dictée par une personne extérieure et permet de réaliser un certains nombre de bénéfices clefs jusque là proférés par l’ancienne croyance. Elle est à votre service, à votre main et il est temps de la tester en éprouvant les nouveaux horizons qui s’ouvrent à vous.

Je vous accompagne en Coaching individuel pour atténuer l’effet de vos croyances limitantes et vous aider à construire des croyances ressources utiles à votre développement harmonieux. Contactez-moi en utilisant l’espace prévu à cet effet en bas de cette page.

Harmonie et efficacité au sein d’une équipe

De quels moyens disposent les équipes professionnelles pour favoriser l’harmonie et l’efficacité dans une équipe, dans le respect de chacun de ses membres ?

Une équipe doit fondamentalement pouvoir reposer sur des bases solides en termes d’organisation :

Avoir une mission claire et motivante
Qui soit comprise à l’intérieur et à l’extérieur de l’équipe
Disposer d’une vision sur la façon de remplir cette mission
Sur un plan stratégique et des objectifs pour progresser concrètement vers cette cible
Définir les rôles et les activités de chacun p
Pour contribuer à remplir la mission et atteindre les objectifs de façon tangible et mesurable
Disposer d’un système de pilotage
Qui permette d’instruire les dossiers, de mesurer et partager les résultats et d’arbitrer les décisions à prendre.

Ces fondamentaux permettent de donner du sens au travail de l’équipe et d’assurer que chacun l’assimile et y contribue.
Pour améliorer l’efficacité et l’harmonie de l’équipe, il est également nécessaire que chacun de ses membres adopte une attitude appropriée lors de ses interactions avec les autres, qu’ils soient membres de l’équipe ou non.
Des compétences de savoir-être sont ainsi indispensables au fonctionnement harmonieux d’un groupe partageant une même mission.
Parmi ces compétences, il faut distinguer :

faire preuve d’une attitude ouverte et optimiste, savoir accueillir, écouter et respecter
démontrer de l’empathie et savoir se mettre à la place de l’autre
exprimer ce que l’on ressent et faire preuve d’assertivité

Faire preuve d’une attitude ouverte et optimiste

Il s’agit principalement, quelle que soit sa position hiérarchique, de considérer la relation comme celle de deux alter-egos. Cela implique, dès le premier contact, d’accueillir l’autre comme un égal.

Comme nous n’avons jamais l’occasion de refaire une bonne première impression, il faut apprendre à établir le contact : le regard, la posture et les mots que l’on prononce lorsque nous rencontrons quelqu’un pour la première fois. Ils sont déterminants pour la suite de la relation que l’on va entretenir avec la personne. Je recommande à ce sujet le très bon ouvrage de Nicholas Boothman : « Tout se joue en moins de 2 minutes » qui explique les meilleures pratiques pour établir le contact avec quelqu’un.

Dès la première rencontre et tout au long de la relation, le respect mutuel est par la suite important car il permet à chacun de se sentir reconnu dans son expression et dans son ressenti.
Une attitude ouverte et optimiste repose également sur l’écoute que l’on qualifie souvent d’active ou de non intrusive. Il s’agit d’être tendu vers la compréhension de ce que l’autre souhaite exprimer, sans jugement et en évitant au maximum toute interprétation déformante. Savoir écouter ne veut pas dire être passif ou se contenter de reformuler (ce qui est par ailleurs une façon très efficace de vérifier que l’on a bien compris).

Il faut également user du questionnement pour pénétrer dans les schémas de pensée de son interlocuteur qui parle avec son propre vocabulaire et fait référence à son propre contexte et à son propre environnement. Les questions que je pose permettent d’appréhender l’univers de l’autre et de replacer son expérience dans une carte du monde à laquelle je peux prétendre avoir accès parce que j’en détiens un certain nombre de clefs (vocabulaire commun, compréhension du contexte, analogies avec ma propre expérience…).

Certains prétendent qu’il faut laisser parler son interlocuteur pour arriver à le comprendre. Au contraire, je pense qu’il faut lui poser des questions sur le sens des mots qu’il emploie, sur le contexte et les conditions qui sous-tendent ses affirmations. Cela me permet de faire des analogies et des ponts entre nos deux cartes du monde et renforce la compréhension mutuelle.

Démontrer de l’empathie et savoir se mettre à la place de l’autre

Ceci est particulièrement important pour toutes les interactions nécessitant de convaincre ou de rechercher les motivations de son interlocuteur.
Si j’ai appris à me mettre « dans ses chaussures« , je sais ce que je dois faire pour lui confier un travail, le convaincre de participer à un groupe de travail ou l’inciter à faire les efforts que je lui demande. Je sais également accepter son point de vue lorsqu’il m’indique qu’il n’est pas en mesure de faire ce que je lui propose.
Cette aptitude est particulièrement importante pour :

entreprendre une négociation pour laquelle il est nécessaire de bien percevoir les enjeux de celui qui doit être considéré comme un partenaire dans la recherche d’une solution commune qui convienne aux deux parties
déléguer une tâche à quelqu’un. Il est alors primordial de comprendre que mon interlocuteur a besoin de s’approprier le contexte dans lequel la tâche confiée s’inscrit et comment son travail va contribuer à l’objectif général
motiver un membre de l’équipe. Il faut alors chercher à comprendre quelles sont les thématiques auxquelles la personne va être sensible. On peut s’appuyer pour ce faire sur des modèles comme le SONCAS qui schématisent, souvent assez sommairement, les motivations individuelles sur lesquelles on peut s’appuyer pour présenter les choses de façon à ce que cela « parle » à l’interlocuteur.

Exprimer ce que l’on ressent et faire preuve d’assertivité

C’est un facteur clef majeur de succès pour renforcer l’harmonie et l’efficacité au sein d’une équipe. Pour aller plus loin, vous pouvez lire l’article disponible sur ce blog : l’assertivité, la carte et le territoire.

Adoptez-vous une démarche participative pour construire et maintenir les règles de fonctionnement de votre équipe ?
Les membres de votre équipe sont-ils capables de confronter leurs points de vue (même s’ils sont différents) ?
Cultivez-vous, au sein de votre équipe, l’empathie, la libre expression de vos ressentis et le non jugement ?
Privilégiez-vous la recherche de solutions à la résolution des problèmes ?

Je propose d’accompagner les équipes professionnelles dans la recherche de l’autonomie. Cet accompagnement, décrit sur mon site vestateam.fr, se décline en deux axes :

le coaching d’équipe (associé éventuellement au coaching individuel)
la conception et l’animation de formations en management mettant particulièrement l’accent sur la qualité de la relation et l’autonomisation des individus.

Pour toute question relative à ces accompagnements, n’hésitez pas à me contacter en utilisant le formulaire de contact.

Sur le même thème :

L’assertivité, la carte et le territoire

Dynamique d’équipe et harmonie au travail

Savoir Compter sur les autres

Assurer la cohésion de votre équipe

Délégation par les appétences et les compétences

Dans un de mes derniers articles, je présentais l’importance de savoir compter sur les autres. Encore faut-il donner les moyens à la personne à qui l’on demande de l’aide d’accomplir sa tâche. Bien trop souvent, nous sommes amenés à confier certaines activités à un tiers pour être finalement déçus du résultat obtenu.

Les principaux écueils de la délégation

Schématiquement, la raison d’un échec suite à la délégation d’une tâche provient de 2 types de facteurs : soit la personne est insuffisamment compétente pour faire ce qu’on lui demande, soit elle n’en a tout simplement pas envie. Selon le cas, nous devons adopter une approche adaptée à ce manque de motivation et/ou de compétence. Max Landsberg dans son livre « The Tao of Coaching » nous propose une matrice très simple représentant le niveau de volonté et de compétence de la personne que l’on met à contribution selon une matrice comportant 4 cases.
La matrice s’utilise comme suit :

Commencer évaluer la motivation de la personne et ses compétences pour réaliser la tache. Ceci vous permet de positionner la situation dans la matrice
Identifier le style d’interaction à utiliser pour arriver à un résultat satisfaisant
Œuvrer sur le long terme à augmenter les compétences et la volonté de la personne

Les clefs d’une délégation efficace

Mon expérience m’amène à penser que les clefs d’une activité bien déléguée reviennent à :

Briefer la personne sur le contexte général. Pourquoi son action est importante pour atteindre un dessein plus large.
Présenter l’objectif confié à la personne. L’objectif doit être spécifique, mesurable, atteignable et daté. Expliquer comment le travail de la personne contribue à l’objectif général. Demander à la personne de reformuler l’objectif, les enjeux, les attendus
Reconnaître et mettre en valeur les résultats et les accomplissements. Suivre et éventuellement contrôler mais savoir laisser faire lorsque c’est possible. Conférer le maximum d’autonomie.

Déléguer une tache c’est respecter la personne (capacité, contraintes, savoir faire) mais également prendre en compte ses appétences c’est à dire donner à faire ce que la personne aime faire.
Un des facteurs de réussite d’une bonne délégation c’est de savoir gérer sa propre frustration de ne pas faire soi-même.

Déléguer pour gagner du temps

On a souvent l’impression que déléguer des activités, surtout si elles sont complexes, prend trop de temps. J’entends souvent des personnes me dire : « si c’est pour l’expliquer à un autre, j’ai aussi vite fait de le faire moi-même ». Le plus souvent cette impression est fausse. Déléguer est certes un investissement mais on a toujours tendance à surévaluer le temps qu’il faut pour passer le relai à quelqu’un. Avec le temps, on se rend compte que cela prend bien souvent moins de temps qu’il n’y paraissait au départ. De plus, une fois qu’on a expliqué un contexte, il n’est plus nécessaire d’y revenir pour les activités suivantes qui relèvent du même contexte. De la même façon, à force de déléguer à une personne, on devient intime avec ses compétences, son savoir-être et sa façon d’appréhender le travail qu’on lui confie. Au fur et à mesure des collaborations avec cette personne, la délégation va très sensiblement s’accélérer aussi bien en termes de passage de relai qu’en ce qui concerne l’obtention des résultats attendus.
Vesta Team propose un cursus de formation pour bien travailler en équipe. La délégation est au cœur de cet enjeu.
Pour plus d’information concernant nos formations et nos accompagnements, n’hésitez pas à me contacter (utiliser le formulaire en base de votre écran).

Pour vos domaines de vie : équilibre ou harmonie ?

Dans les différentes disciplines du développement personnel, on parle souvent de l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle comme d’un moyen de « s’accomplir », d’avoir « plus de temps pour soi », de « savoir faire la part des choses » notamment entre la carrière et la famille.
Je propose de travailler sur les domaines de vie à une maille beaucoup plus fine que la simple dichotomie des espaces professionnels / personnels.

La fragilité de l’équilibre

En bon musicien, guitariste de surcroît, je préfère parler d’harmonie des domaines de vie que d’équilibre. La notion d’équilibre me renvoie personnellement une image assez figée et finalement fragile : une fois l’équilibre établi, j’ai un peu l’impression que le moindre événement perturbateur peut le mettre en péril.

La dynamique de l’harmonie

L’harmonie, quant à elle, implique que les composantes de notre vie s’emboîtent, s’adaptent, coïncident les unes avec les autres de façon à constituer un ensemble cohérent et porteur de sens. Cela signifie également que si une modification s’opère sur une de ces parties, la recherche de l’harmonie, cette dynamique d’adaptation de l’ensemble permet d’ajuster et d’accorder la place relative de chaque composante.
La recherche de l’harmonie peut ainsi être décrite comme une dynamique conduisant à adapter en permanence la place et la valeur relative de chaque partie.
En musique, l’harmonie est l’émission simultanée de plusieurs sons par un ou plusieurs instruments.
L’analogie avec les domaines de notre vie me semble évidente : à un instant donné, je souhaite que mes domaines de vie s’adaptent harmonieusement les uns avec les autres pour que l’impression d’ensemble aille dans le bon sens, que j’en sois content, qu’elle procure du plaisir et du bien-être tant pour moi que pour ceux qui me sont chers.

Trouver durablement l’harmonie dans votre vie

Le plus intéressant est la dynamique que cette harmonie permet d’introduire. Il nous est inconcevable d’imaginer une pièce musicale de 3 minutes pendant laquelle on entendrait les mêmes notes (aussi harmonieuses soient-elles) pendant tout le morceau ! En musique, l’harmonie porte non seulement sur les notes que l’on entend à un moment donné (accord) mais également sur la disposition et l’enchaînement des accords dans le temps. Dans nos domaines de vie, de façon silimaire, nous recherchons à trouver le bon accord à un moment donné mais nous souhaitons aussi pouvoir nous adapter au changement tout en conservant cette harmonie. Cela implique de travailler aux différents objectifs de nos domaines de vie dans le temps. Il faut dans le même esprit, réfléchir à sa mission personnelle pour toucher au sens que l’on veut donner à son existence. Ainsi, nous sommes en mesure de prioriser les choix que nous sommes amenés à faire à la lumière de notre mission et des objectifs que nous nous sommes fixés.
J’accompagne les hommes et les femmes dans la recherche de l’harmonie de leurs domaines de vie.
Pour plus d’information, pour une séance découverte, contactez-moi en utilisant le formulaire prévu à cet effet tout en bas de la page.